DILEKÇE YAZARKEN NELERE DIKKAT ETMELIYIZ
Dilekçe yazarken aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir:
1. Dilekçe çizgisiz beyaz kağıda (A4) yazılır. teksir kağıdı, çizgili kağıt veya yarım kâğıt kullanılmaz. dilekçe metni genellikle kısa olur. Ancak bazı özel durumlarda kâğıdın ön yüzü yeterli olmazsa kağıdın arka yüzüne yazılmaz ikinci bir kağıt kullanılır.
2. Dilekçe bilgisayarla, daktiloyla veya (mavi yada siyah mürekkepli) dolma kalemle yazılır. Tükenmez kalemle veya kurşun kalemle dilekçe yazılmaz.
3. Dilekçe metni fazla uzun olmayacağı için yazı, sayfaya bakışım kuralı dikkate alınarak güzel bir kompozisyonla yerleştirilmelidir. (Yukarıda kağıdın dörtte biri kadar, sol tarafta en az 3 cm ve sağ tarafta 1 cm boşluk bırakılmalıdır.)
4. Dilekçeye sorunla ilgilenecek kuruma (veya makama) hitapla başlanır. Hitaplar kurumun idari yapısına uygun olmalı ve eksiksiz yazılmalıdır: Ankara Valiliğine, Meram Kaymakamlığına, Kayseri Büyük Şehir Belediyesi Başkanlığına, Selçuk Üniversitesi Rektörlüğüne, Fen-Edebiyat Fakültesi Dekanlığına, Sarayönü Meslek Yüksek Okulu Müdürlüğüne gibi.
Dilekçe büyük bir kurumda bir alt birimi ilgilendiriyorsa hitapta bu belirtilebilir:
T.C.
MİLLî EĞİTİM BAKANLIĞI
PERSONEL GENEL MÜDÜRLÜĞÜNE,
ANKARA
Hitap, satırı ortalayacak şekilde yukarıdaki örnekte olduğu gibi yazılmalıdır. Makamın bulunduğu yer adı, büyük harflerle hitabın altına sağ tarafa yazılır. Kurum ve kuruluş adlarına getirilen eklerin kesme işaretiyle ayrılmadığına ve hitaptan sonra virgül kullanıldığına dikkat ediniz.
5. Hitaptan sonra paragraftan itibaren dilekçenin metnine geçilir. Kısa bir tanıtımdan sonra dilek (istek, sorun veya durum) yazılır. Dilekçede ciddî, resmî ve saygılı bir üslûp kullanılır. Yapılması istenen, talep edilen her neyse, en kısa şekilde fakat tam olarak açıkça ifade edilir. Gereksiz ayrıntılara ve kişiselliğe yer verilmez.
İsteğin yasalara uygun olmasına dikkat edilir.
Dilekçe metni (durumu bilgilerinize arz ederim, gereğini arz ederim, tensiplerinize arz ederim…gibi) arz cümlesiyle tamamlanır. Üst makama arz, ast makamdan rica edilir. Bu sebeple üst makamdan bir istekte bulunurken rica ederim denmez.
6. Dilekçe metni tamamlandıktan sonra sağ tarafa (veya sağ üst köşeye) tarih atılır. Tarihin altına dilekçeyi verenin adı soyadı yazılır ve imzalanır. Bir dilekçede sadece bir kişinin imzası olacağı, imzasız dilekçelerin geçersiz olduğu ve imzanın okunabilecek nitelikte olması gerektiği unutulmamalıdır.
7. Dilekçe imzalandıktan sonra sol tarafa açık adres yazılır. Dilekçeyle birlikte verilen ekler varsa bunlar adresi yazdıktan sonra ekler başlığı altında numara verilerek sıralanır. Evrakın kaybolmaması için (varsa) ekler mutlaka belirtilmelidir.
Not : Yukarıda sıralanan niteliklere uymayan dilekçelerin işleme konulmayabileceğini unutmayınız.
Not : Dilekçenin hangi makamda olduğunu takip edebilmek için ilgili kurumca dilekçeye verilen kayıt numarası (gelen evrak defterindeki sıra numarası) alınmalıdır.
Not : Posta yoluyla ilgili kurumlara gönderilecek dilekçeler en azından taahhütlü posta ile yollanmalıdır.
DILEKÇENIN BÖLÜMLERI
1. Tarih : Dilekçenin yazıldığı/verildiği/gönderildiği tarihtir. Tarih, yazı alanının sağ üst
köşesinde yer alır. Gün.Ay.Yıl şeklinde yazılır. Gün ve ay tek haneli ise önüne sıfır konulur.
Rakamlar normal rakamdır ve aralarında nokta bulunur: 02.10.2005, 14.08.2003, 03.05.1997, 23.11.2002 gibi.
2. Alıcı kurum bilgileri : Alıcı kurumun adı ile bulunduğu şehirden ibarettir. Tarihten sonra bir satır boşluk bırakılır ve paragraf başı yapmadan sola yanaşık olarak yazılır. En az iki satır olur.
Birinci satıra kurumun adı yazılır. Kurumun adı, o kurumun en büyük yöneticisinin görev unvanıyla birlikte belirtilir:
Şöyle ki: Kadıköy Emniyet Müdürlüğü, Fatih Belediye Başkanlığı, Fen-Edebiyat Fakültesi Dekanlığı, Marmara Üniversitesi Rektörlüğü gibi.
Eğer bu birinci satır uzun olacaksa (satırın yarısını aşacaksa), mantıklı bir yerden bölüp iki satır hâlinde yazmak daha iyidir:
Marmara Üniversitesi
Fen-Edebiyat Fakültesi Dekanlığı
İkinci satıra o kurumun bulunduğu şehir yazılır:
Bu bölümdeki kelimeler, bağlaçlar hariç, hepsinin ilk harfi büyük olur. Kurumların adlarında yaygın kısaltmalar yapılabilir.
Örnekler :
SSK Bölge Müdürlüğü
Edirne
Kadıköy Belediye Başkanlığı
İstanbul
İSKİ Genel Müdürlüğü
İstanbul
TDK Başkanlığı
Ankara
Marmara Üniversitesi
Atatürk Eğitim Fakültesi Dekanlığı
İstanbul
3. İlgi : Dilekçe, daha önce gönderilmiş bir resmî yazının cevabı olarak yazılıyorsa, bu bölüm bulunur, aksi takdirde olmaz.
Kurumlar vatandaşa yazı yazabilirler ve onlardan bilgi veya belge isteyebilirler.
Vatandaş da o yazıya dayanarak bunun gereğini yapar ve sonucu bir dilekçe ile ilgili kuruma bildirir. Dilekçesinin bir cevap yazısı olduğunu da bu ilgi bölümünde belirtir.
Önceki bölümden en az bir satır boşluk bırakılarak sola yanaşık şekilde yazılır.
Bu bölüme, gönderilen yazının tarihi ve sayısı yazılır. Bu bilgiler, gönderilmiş resmî yazıda bulunmaktadır. Yapılacak iş, bu bilgileri aynen birebir kopyalamaktır.
Bu bölüm aynen şöyle yazılır:
İlgi: … tarih ve … sayılı yazınız.
Burada … ile belirtilmiş yerlere kurumdan gönderilmiş resmî yazının tarihi ve sayısı yazılır.
Dilekçede, gerektiğinde bu bölümün yer almasının sebebi şudur: Dilekçe ilgili kuruma gittikten sonra, gönderdikleri yazıda vatandaştan tam olarak ne istediklerini tekrar görmeleri gerekebilir. Bu durumda, gönderilen yazının kendilerinde kalan kopyasını daha kolay bulabilmeleri için dilekçede bulunan ilgi bölümü onların işini kolaylaştırır. Bu da bürokratik muamelenin daha hızlı işlemesine olanak sağlar.
4. Metin : Dilekçenin asıl bölümüdür. Söylenmek istenen şeyler burada yer alır. İki alt bölümü vardır. Dolayısıyla, en az iki paragraftan oluşur.
Birinci alt bölümde dilekçe sahibi ile muhatap kurum arasında iletişimi sağlayıcı bilgiler yer alır.
Dilekçe yazmaya sebep olan sorun tanıtılır. Örneğin, okula dilekçe yazan bir öğrenci bölümünü, numarasını belirtir. Suyla ilgili bir sorunu için sular idaresine dilekçe yazan kişi ise, abone numarasını verir. Bu bilgiler, dilekçe sahibi ile kurum arasında iletişim için gereklidir.
İkinci alt bölüm ise, ayrı bir paragraftır. Burada, ilgili kurumdan istenen şey belirtilir. Bu istek genellikle şöyle birer cümle ile ifade edilir:
…–masını (verilmesini/gönderilmesi/onarılmasını/bildirilmesini vs.) arz ederim.
… için gereğini arz ederim.
Burada önemli olan nokta, cümlenin arz ederim yüklemi ile bitmesidir. Bu, imla gereği ayrı yazılır. Cümledeki arz ederim ifadesi “isterim” anlamındadır. Burada rica ederim gibi bir ifade kesinlikle yanlıştır. Çünkü, rica ederim üst makamlardan alt makamlara veya kişilere gönderilirken kullanılır.
5. İmza : Dilekçe sahibi, imzasını atarak burada söylenmiş olan hususları kabul ettiğini belirtmiş olur. İmza, önceki bölümden sonra en fazla bir satır boşluk bırakılarak ve sağa yanaşık olarak atılır. Sayfa düzeni açısından, bir sonraki bölümünde yer alan isim ile imzanın birbirini ortalaması tercih edilmelidir.
6. İsim : Burada, bir önceki bölümde yer alan imzanın altına dilekçe sahibinin adı ve soyadı yazılır. İsim, imzadan sonraki satıra sağa yanaşık olarak yazılmalıdır. Đmza ile isim birbirini ortalamalıdır.
Not: Önce ismi yazıp altına imza atmak doğru değildir. Tam tersi olmalıdır.
7. Adres ve iletişim bilgileri : İlgili kurumun, gerektiğinde, dilekçe sahibine ulaşabilmesi için adres ve diğer iletişim bilgilerine (telefon, cep telefonu, faks, elektronik posta) ihtiyaç vardır. Bu bilgiler, isimden sonraki satıra ve sola yanaşık olarak yazılır. Adres yazmak zorunludur. Diğer bilgilerden hangisi varsa, yazılmalıdır.
Not: Adres bölümünde ayrıca “Adres” yazılmasına gerek yoktur.
8. Ekler : Dilekçeye belgeler eklenmişse, bu bölüm bulunur, aksi takdirde olmaz.
Dilekçeyle birlikte ilgili kuruma bazı belgeler (ikametgâh, sağlık raporu, fotoğraf, nüfus cüzdan sureti vs.) göndermek söz konusu olabilir. Bunlar, dilekçeye eklenir ve neler oldukları da maddeler hâlinde belirtilir.
